Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jednoosobowa działalność gospodarcza — co to jest?

Wynikająca z przepisów ustawy prawa przedsiębiorców, jednoosobowa działalność to zorganizowana działalność zarobkowa wykonywania we własnym imieniu i w sposób ciągły. Charakteryzuje ją:

• Cel zarobkowy, generowanie zysku.
• Ciągłość, czyli wykonywanie jej w sposób regularny.
• Wykonywanie lub zarządzanie przez przedsiębiorcę, a nie w imieniu pracodawcy.
• Zorganizowany charakter pracy.

Innymi słowy, jest to regularnie przeprowadzana działalność przedsiębiorcza wykonywana we własnym interesie. Sprzedaż towaru na allegro raz czy dwa nie zrobi z nas jednoosobowego przedsiębiorstwa. Jeżeli jednak prowadzimy handel dzień w dzień, gdy nasze zyski przekroczą 75% wartości płacy minimalnej, nasza aktywność staje się działalnością gospodarczą.

Kto może zakładać jednoosobową działalność gospodarczą?

Praktycznie każdy może założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Wymagania do rozpoczęcia JDG w Polsce, to:

• Pełna zdolność prawna.
• Obywatelstwo Polskie lub kraju należącego do Unii Europejskiej bądź Jednolitego Obszaru Gospodarczego, bądź tytuł pobytowy upoważniający do uruchomienia firmy.

W Polsce działalność mogą prowadzić nawet osoby niepełnoletnie, jednak wiele działań związanych z prowadzeniem JDG będzie wymagać zgody przedstawiciela ustawowego, zwykle rodzica.

Proces rejestracji JDG

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, należy ją zarejestrować w urzędach:

• Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
• Państwowej Inspekcji Pracy i Sanepidu.
• Urzędzie skarbowym.
• Urzędzie statystycznym.
• ZUS.

Aby zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą należy przygotować:

• Adres zamieszkania.
• Planowany adres działalności.
• Datę rozpoczęcia działalności.
• Datę i miejsce swojego urodzenia.
• Numer PESEL, jeśli go posiadasz.
• Numery NIP i REGON, jeżeli je posiadasz.
• Rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości.
• Listę posiadanych obywatelstw.
• Dane urzędu skarbowego.
• Przewidywaną liczbę pracowników.
• Kod Polskiej Klasyfikacji Działalności.
• Informacje o ubezpieczeniach ZUS, KRUS lub zagranicznych.
• Nazwę zakładanej działalności, która zawiera twoje imię i nazwisko.
• Skróconą wersję nazwy.

Rejestracja firmy w CEIDG

Rejestracji w CEIDG można dokonać w systemie internetowym na stronie ministerstwa lub w systemie e-PUAP. Przedsiębiorca może również zgłosić się w urzędzie miasta lub gminy albo wysłać list polecony z poświadczeniem notarialnym. Rejestrację JDG dokonujemy, wypełniając formularz CEIDG-1

1. Wejdź na stronę biznes.gov.pl.
2. Wybierz opcję “zarejestruj działalność gospodarczą.
3. Zaloguj się za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.
4. Wypełnij formularz.
5. Zatwierdź wniosek za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub osobistego.

Zgłoszenie firmy do Państwowej Inspekcji Pracy i Sanepidu

Wiele firm zajmujących się produkcją żywności musi zgłosić swoją firmę do sanepidu. Formalność tą należy spełnić co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Aby zarejestrować firmę w sanepidzie:

1. Udaj się do urzędu, sporządź list lub zaloguj się na stronę internetową ministerstwa.
2. Wypełnij wniosek o wpis zakładu do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
3. Wypełnij wykaz urządzeń dystrybucyjnych do sprzedaży żywności.
4. Poczekaj, aż urząd oceni wniosek.
5. Jeżeli urząd poprosi o wprowadzenie poprawek, masz 7 dni na uzupełnienie wniosku.
6. Po udanej rejestracji otrzymasz wpis zakładu do rejestru zakładów.

Rejestracja firmy w Urzędzie statystycznym

Jeżeli nie posiadasz jeszcze numeru REGON, należy złożyć wniosek o jego nadanie. Możesz to zrobić w urzędzie statystycznym województwa w którym mieszkasz lub zarejestrowałeś swoją firmę. Masz na ten proces 14 dni od założenia JDG.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej rejestrowanej w CEIDG lub spółki zarejestrowanej w KRS, nie musisz wypełniać dodatkowego wniosku. CEIDG samoczynnie zawiadomi Główny Urząd Statystyczny o konieczności nadania numeru REGON.

Jeżeli twoja działalność nie była rejestrowana w CEIDG lub KRS:

• Wejdź na stronę ministerstwa i zaloguj się.
• Wybierz wniosek o nadanie regon RG-OP lub, jeżeli twoja firma nie podlega wpisowi do CEIDG, wybierz wzór RG-OF
• Wypełnij formularz i zatwierdź wniosek.

Rejestracja firmy w urzędzie skarbowym

Rejestracja JDG w urzędzie skarbowym przebiega automatycznie. Po złożeniu wniosku do CEIDG system przekaże niezbędne dane również do skarbówki. W efekcie zostanie ci również nadany numer NIP. Proces ten trwa około trzech dni.

Rejestracja firmy w ZUS

Twoja firma zostanie zgłoszona do ZUS już po rejestracji w CEIDG. W formularz zawrzesz wszelkie dane które są niezbędne Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. Dzięki temu nie musisz wypełniać dodatkowych wniosków.

Wybór formy opodatkowania JDG

Jednoosobowa działalność gospodarcza może wykorzystywać jedną z trzech form opodatkowania:

• Opodatkowanie na zasadach ogólnych
• Podatek liniowy
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Opodatkowanie na zasadach ogólnych obarcza dochód opodatkowaniem 12% aż do kwoty 120 000 zł. Gdy przekroczymy ten próg, obowiązująca nas stawka wynosi 32%. Rozwiązanie to cechuje się łatwością obliczeń oraz dostępem do licznych ulg podatkowych.

Podatek liniowy ma stałą stawkę 19%. Jest to dobre rozwiązanie, gdy przewidujemy zbyt wysokie dochody na pierwszy próg podatkowy przy rozliczeniu na zasadach ogólnych, lub gdy spodziewamy się że nasze przychody będą zmienne.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych pozwala na płacenie podatku wyłącznie od przychodu. Nie możemy go jednak pomniejszyć o koszty uzyskania. Stawka w tej formie podatkowej jest mocno zmienne zależnie od rodzaju sprzedaży. Może ona wynieść od 2% do 17%. Ta forma opodatkowania wymaga rzetelnego dokumentowania działań przedsiębiorstwa, w tym ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych, wraz z prowadzeniem uproszczonej ewidencji przychodów.

Koszty związane z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej

Prowadzenie działalności wiąże się z wieloma kosztami. Należą do nich przede wszystkim:

• Podatki.
• Składki ubezpieczeniowe ZUS.
• Wydatki firmowe na prowadzenie działalności.

Jak wcześniej omawialiśmy, wysokość podatków zależy od wybranego przez nas sposobu ich opodatkowania działalności. Podobnie sprawa ma się z ZUS, gdzie wysokość składki zdrowotnej również należy sprawdzić dla naszej formy opodatkowania. Jedynie minimalna kwota wpłaty jest jednolita — przy pełnym ZUSie składka musi wynieść co najmniej 60% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Szczęśliwie, nowi przedsiębiorcy otrzymają szereg ulg na start działalności.

Po pierwsze, ulga na start zwalnia przedsiębiorcę ze składek na ubezpieczenie społeczne przez pierwsze pół roku. Dalej interesuje go składka zdrowotna, której minimalna kwota w 2023 roku to 314,10 zł.

Gdy minie pierwsze półrocze działalności firmy zaczyna się okres składki preferencyjnej. Przez dwa lata przedsiębiorca płaci ZUS z minimalną kwotą wpłaty ograniczoną do 30% wynagrodzenia minimalnego — obecnie 1080 zł. Należy do tego doliczyć składkę zdrowotną oraz potencjalnie dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. W całości zapłacimy około 1700 zł miesięcznie. Prowadząc JDG możemy wydłużać składki preferencyjne przez kolejne trzy lata za pomocą programu Mały ZUS Plus. Następnie przechodzimy do płacenia pełnych składek, czyli dużego ZUS.

Korzyści prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej

Jednoosobowa działalność gospodarcza pozwala nam na przerodzenie jednej z naszych pasji w dobrze płatny zawód. Zakładając swoją działalność, możesz samemu dyktować swoje warunki pracy, godziny w których jesteś aktywnym oraz ilość klientów, z jakimi chcesz współpracować. Państwo zapewnia również wiele ulg od kosztów prowadzenia działalności w jej pierwszych latach. Część wydatków które pochłania nasza praca, możemy też zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu.

Zalety jednoosobowej działalności gospodarczej:

• Niezależność — sami dyktujemy swoje warunki pracy.
• Możliwość odprowadzenia kosztów z podatków.
• Nasze zarobki uzależnione są wyłącznie od naszych możliwości.
• Otrzymujemy dostęp do ulg podatkowych związanych z prowadzeniem działalności.
• Spełniamy wymogi prawne — rejestracja JDG jest obowiązkowa, gdy nasza działalność generuje przychody ponad 75% minimalnego miesięcznego wynagrodzenia.

Obowiązki księgowe i rachunkowe

Przedsiębiorca nawet na JDG ma obowiązek prowadzenia księgowości. Może to zrobić osobiście lub zlecić to zadanie księgowej, co jest kosztem kilkuset złotych miesięcznie. Księgowość na jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzi się w formie uproszczonej, małej księgowości. Możemy to robić za pomocą jednej z dwóch metod:

• Ryczałtu ewidencjonowanego, księgującego przychód, od którego płacony jest podatek.
• Księgi przychodów i rozchodów KPiR, podczas której ewidencjonuje się sprzedaże i wydatki przedsiębiorstwa.

Rozwój jednoosobowej działalności gospodarczej

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest projektem silnie uzależnionym od swojego rozwoju. Przez dwa i pół roku prowadzenia działalności nasze zobowiązania względem ZUS są znacznie zmniejszone, musimy jednak być gotowi na regulowanie wydatków po przejściu do pełnej płatności, jednocześnie generując dość dodatkowych środków, abyśmy byli zadowoleni z projektu. Działając w pojedynkę, może się to okazać kłopotliwe. Jeżeli chcemy rozwinąć firmę, warto rozważyć metody rozwoju działalności.

Do rozwoju jednoosobowej działalności gospodarczej stosuje się:

• Reklamę.
• Outsourcing.
• Rozbudowę firmy, zatrudnienie pracowników.

Jak reklamować firmę?

Firmę można reklamować poprzez:

• Rozgłos przez klientów.
• Media społecznościowe.
• Ulotki.
• Reklamy internetowe.
• Ogłoszenia, billboardy.

Drobne biznesy we wczesnej fazie rozgłosu popularyzują się poprzez klientów. Gdy jeden kontrahent poleca nas drugiemu, powstaje tzw. word of mouth, dzięki czemu możemy stworzyć sieć klientów.

Media społecznościowe są popularną metodą szukania rozgłosu, ponieważ możemy zacząć na nich bezpłatnie. Facebook i Twitter, obecnie nazywany X, umożliwiają nam dotarcie do szerokiego grona odbiorców. Platformy te często mają płatne opcje zwiększania zasięgu naszych postów, nie zawsze są one jednak opłacalne. Warto mieć również na uwadze media filmowe. Jeżeli sprzedajemy produkty, być może będziemy w stanie udostępnić próbki twórcom na YouTube czy TikTok, którzy polecą je swoim widzom.

Ulotki są nieco kosztowne. Należy je zaprojektować, wydrukować i jeszcze roznieść. Jednak jeśli planujemy prowadzić biznes lokalny, są one dobrym sposobem na poinformowanie klientów o naszej obecności.

Outsourcing w JDG

Outsourcing polega na wynajęciu innej firmy lub kontrahenta do wykonania części naszych zadań. Tak samo, jak kupujemy materiały do naszej pracy, możemy zapłacić komuś za ich przetworzenie. Główną zaletą outsourcingu jest brak potrzeby zatrudnienia kontrahenta w formie umowy o pracę, co znacznie zmniejsza koszt takiego wsparcia. Ponadto możemy zdecydować się na outsourcing w dowolnym momencie, pomagając sobie na początku czy końcu projektu, zależnie od naszych potrzeb i harmonogramu.

Wadą tego rozwiązania jest konieczność znalezienia firmy zdolnej udzielić nam wsparcia w danej chwili. Firma na której lubimy polegać, może okazać się zajęta innym zleceniem, gdy będziemy w potrzebie.

Kiedy i jak zatrudnić pierwszego pracownika?

Gdy popularność naszego biznesu wzrasta, możemy spotkać się z sytuacją, w której otrzymujemy więcej zgłoszeń, niż jesteśmy w stanie spełnić. W takim momencie warto rozważyć zatrudnienie pierwszego pracownika. Zależnie od naszej firmy, możemy zatrudnić kogoś na pełen lub częściowy etat.

Proces zatrudnienia pracownika przebiega następująco:

1. Stwórz ogłoszenia o pracę, np. na portalach internetowych.
2. Wybierz kandydata, którego chcesz zatrudnić.
3. Sporządź umowę o pracę.
4. Zgłoś pracownika do ZUS.
5. Zorganizuj pracownikowi badania lekarskie.
6. Przeprowadź szkolenie BHP dla nowego pracownika.

Umowa o pracę musi zawierać:

• Wyszczególnienie rodzaju pracy, np. wykonywany zawód, obejmowane stanowisko, czy pełnione funkcje.
• Określenie miejsca wykonywania pracy, w tym adres biura lub obszar w którym wykonywane będą obowiązki (np. miasto czy województwo).
• Wynagrodzenie.
• Wymiar czasu pracy.
• Termin rozpoczęcia pracy.

Ryzyka związane z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej

Jednoosobowa działalność gospodarcza jak każda forma przedsiębiorczości niesie ze sobą pewne ryzyko:

• Konieczność generowania przychodu na pokrycie opłat, w tym ZUSu.
• Ryzyko nieuzyskania wystarczającej liczby klientów.
• Ryzyko niepełnej płynności finansowej w przypadku problemów pośród współpracowników lub klientów.
• Zmiany na rynku i wyzwania płynące z sytuacji geopolitycznych.

Większość problemów firm sprowadza się do powstania złej sytuacji finansowej. Może to wystąpić, jeśli zwyczajnie nie uzyskamy wystarczającej liczby klientów, lub jeśli klient będzie spóźniał się z zapłatą, albo pojawią się utrudnienia w zdobyciu materiałów które są nam niezbędne do wykonania zamówień. Wiele tych czynników zmienia się zależnie od formy działalności jaką prowadzimy. W ostatnich latach z wielkim nieszczęściem spotkały się firmy gastronomiczne, które najbardziej ucierpiały w wyniku pandemii. Zdarzeń losowych nie da się przewidzieć, należy mieć je jednak na uwadze, planując swój biznes, nawet przy JDG.

Dla samotnych przedsiębiorców opłacenie wszystkich składek przy jednoczesnym zarobieniu wystarczających pieniędzy na swoje potrzeby potrafi być kłopotliwe. Szczęśliwie mamy kilka lat na osiągnięcie wystarczającej rentowności dzięki różnym ulgom dla nowych przedsiębiorstw.

Możliwość przejścia na inną formę działalności gospodarczej

Przedsiębiorca ma możliwość zmiany formy swojej działalności. Przykładowo, zawierając umowę z drugim przedsiębiorcą, możemy przerodzić naszą firmę w spółkę cywilną, którą również należy zarejestrować. W ten sposób wnosimy JDG do spółki.

Dostępne formy działalności w Polsce to:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza.
• Spółka cywilna.
• Spółka kapitałowa.
• Spółka osobowa.

Zależnie od interesującej nas zmiany formy działalności mamy możliwość zamknięcia obecnej firmy i rejestracji nowej. Przedtem możemy również sprzedać majątek naszej działalności na rzecz spółki. Jeżeli interesuje nas stworzenie spółki kapitałowej, wystarczy zarejestrować ją w KRS, a obecna działalność gospodarcza zostanie automatycznie wykreślona z CEIDG. W tym celu konieczny będzie plan przekształcenia, oświadczenie o przekształceniu, oraz umowa spółki lub jej statut.

Jak zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą?

Aby zamknąć firmę należy złożyć wniosek o wykreślenie z rejestru CEIDG. Musi to nastąpić w tygodniu w którym zaprzestaliśmy działalności. Jest to bezpłatna operacja. CEIDG automatycznie przekaże nasz wniosek do skarbówki, GUS, ZUS i innych rejestrów, z których musimy zostać wykreśleni. Mimo tego, wciąż należy zwrócić się do urzędu skarbowego z formularzem VAT-Z, z prośbą o sporządzenie sprawozdania wykazu towarów oraz składników majątku firmy, jak i spisu dla celów podatku dochodowego. Proces zamknięcia działalności gospodarczej omawia art. 15 ustawy z dnia 06 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.

Wraz z zamknięciem firmy nie możesz już prowadzić swojej działalności, w tym sprzedaży towarów lub usług. Nie możesz również wystawiać dokumentów na swoją firmę. Nową działalność możesz rozpocząć w dowolnym momencie, tak więc konsekwencje zamknięcia firmy nie są znaczące.

Podsumowanie najważniejszych informacji na temat jednoosobowej działalności gospodarczej

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce to kwestia wypełnienia jednego lub dwóch wniosków. CEIDG powiadomi większość instytucji o powstaniu naszej firmy, gdy ją zarejestrujemy. Zależnie jednak od formy działalności, może być konieczne porozumienie również z sanepidem. Koszt prowadzenia firmy przez pierwsze dwa i pół roku to kwestia kilkuset złotych, z czasem musimy jednak być gotowi na płacenie pełnych stawek ZUS, co stawia przed nami pewne oczekiwania. Jeżeli zdecydujemy się na to ryzyko, stajemy się swoim własnym sterem i okrętem, czerpiąc z pełnej niezależności przedsiębiorcy.